Vai esat jauns attālinātā darbā? Šie rīki atvieglos pāreju uz darbu no mājām

Shutterstock.

Koronavīrusa uzliesmojumam turpinoties (pat parādās ziņu telpās ), organizācijas lūdz darbiniekus strādāt no mājām, kad vien iespējams.

Dažiem tas var nozīmēt nepilnību atklāšanu rīku komplektos. Paturot to prātā, esam izveidojuši sarakstu ar rīkiem, kas varētu palīdzēt jums apmierināt dažādas vajadzības, kas jūsu komandai var būt, lai uzturētu sakarus un būtu efektīvas darbā.

Izsmeļošu sarakstu ir gandrīz neiespējami sastādīt, ņemot vērā jauno produktu palaišanas vai slēgšanas ātrumu, taču šie ir daži no visizplatītākajiem rīkiem, ko mēs redzam ziņu telpās. Mēs esam mērķējuši arī uz rīkiem ar vienkāršāku ieviešanu un lietojamību, nevis koplietojam sarežģītus rīkus, kurus nav viegli pieņemt. Mēs esam iekļāvuši informāciju par cenām, taču jums vajadzētu pārbaudīt platformu tīmekļa vietnes, lai iegūtu visprecīzāko informāciju, jo tā var atšķirties atkarībā no jūsu organizācijas lieluma un vajadzībām. Ņemiet vērā, ka jūsu uzņēmumam var būt politikas par to, kuras rīku versijas varat izmantot drošības ierobežojumu dēļ.

Šie rīki ir sakārtoti pēc trim kopīgām rīku vajadzībām, kas ir kopīgas lielākajai daļai organizāciju: komunikācija, dokumentācija un projektu pārvaldība.

Atcerieties, ka jūsu izmantotie rīki nedrīkst būt sarežģītāki par uzdevumu, kuru mēģināt paveikt. Izvēlieties to, kas vislabāk atbilst jūsu un jūsu komandas darbplūsmai un darba stiliem.

Lai klātienes komunikācija būtu veiksmīga, ir svarīgi skaidri saprast, kādas ir jūsu saziņas platformas prasības.

Aptveriet saziņas asinhrono raksturu ziņojumapmaiņas platformās. Sakārtojiet savas sarunas kanālos vai tērzēšanā, lai informācija nekļūtu nepārvarama vai grūti atrodama. Veltiet laiku, lai kalibrētu paziņojumu iestatījumus, lai atrastu pareizo līdzsvaru starp informētu un pārslogotu. Izmantojiet grafikus un statusus, lai noteiktu pieejamību.

Google Hangouts - video konferences

Google videokonferenču produkts Hangouts Meet piedāvā vienkārši lietojamu saskarni virtuālām sapulcēm, ekrāna koplietošanai un tērzēšanai. Ja jūs vai jūsu organizācija jau izmantojat G Suite, līdz 1. jūlijam varat bez maksas izmantot G Suite uzlabotās, uzņēmuma līmeņa funkcijas. Tādējādi varat uzņemt video un sapulces līdz 250 personām.

Ja esat pilnībā apguvis G Suite izmantošanu e-pastam (Gmail) un kalendāram (Google kalendārs), Google Hangouts Meet izmantošana ir pavisam vienkārša. Google kalendārs automātiski izveidos Meet zvanu ar katru jūsu nosūtīto kalendāra uzaicinājumu, un visi uzaicinātās personas varēs piekļūt zvanam. Kad esat zvanījis, saskarne ir vienkārša tērzēšanai un ekrāna kopīgošanai. Ja pārvaldāt personīgo G Suite kontu un darba G Suite kontu, var būt grūti vienmēr atlasīt pareizo kontu.

Cenu noteikšana
Ja jums ir Gmail konts, jums ir Google Hangouts Meet bezmaksas versija, kas nodrošina 25 dalībniekus vienā zvanā.

Atslābums - asinhronā komunikācija

Slack ir plaši pieņemts, daudzi gan mīlēja, gan ienīda. Galvenā funkcionalitāte ir saistīta ar vairāku kanālu sarunām, privātām sarunām un nelielu grupu sarunām. Tomēr jūs varat palielināt savu Slack lietošanu, izmantojot daudzās integrācijas, kas var pārraidīt informāciju starp Slack un citām platformām, kuras var izmantot arī jūsu organizācija.

Slack komanda var sākt darbu dažu minūšu laikā, un tērzēšanas saskarne ir pietiekami pieejama cilvēkiem ar tiešsaistes ziņojumapmaiņas sistēmu pieredzi.

Cenu noteikšana
Slack ir daudzpakāpju cenu sistēma. Bezmaksas versijā ir iekļauta ierobežota ziņojumu vēsture un ierobežota integrācija.

Tālummaiņa - video konferences

Tālummaiņa ietver video konferences, ekrāna koplietošanu, tērzēšanu un video ierakstīšanu pamata līmeņa abonementā. Diezgan intuitīvais interfeiss ļauj dalībniekiem salīdzinoši viegli orientēties, kad viņi piedalās sesijā.

Konta izveide ir ātra, taču jums vajadzētu veltīt dažas minūtes, lai iepazītos ar sapulces sākšanas vadīklām, lai jūs zinātu, kur viss atrodas, kad tas ir nepieciešams. Videozvana saskarnes vadīklas ir diezgan vienkāršas, un lielākā daļa lietotāju varēs redzēt, kā piekļūt tērzēšanai vai koplietot ekrānus, ja nepieciešams. Augstāki abonēšanas līmeņi sniegs jums vairāk rīku, piemēram, sadalījuma telpas, kas var būt noderīgi, ja koordinējat sarunu ar lielāku cilvēku grupu.

Cenu noteikšana
Zoom ir daudzpakāpju cenu sistēma. Bezmaksas versija ļauj lietotājiem uzņemt līdz 100 dalībniekiem, tai ir neierobežots individuālo sanāksmju skaits, 40 minūšu ierobežojums grupas sanāksmēm un neierobežots kopējais sanāksmju skaits.

Skype - video konferences

Skype ir vēl viena iespēja uzņemt video vai audio konferences zvanus līdz 50 cilvēkiem. Varat arī izmantot Skype, lai piezvanītu cilvēkiem, kuri neatrodas platformā. Skype atvieglo failu koplietošanu zvana laikā, ekrāna koplietošanu un ziņojumapmaiņu. Viena no lielākajām atšķirībām starp Skype un Zoom ir tā, ka programmā Skype varat pārvaldīt kontaktpersonu grāmatu un sākt zvanus ar citiem, nevis uzaicināt cilvēkus uz savu sanāksmju telpu vai ieplānot videokonferenci, kā to darītu programmā Zoom. Skype darbojas vairāk kā tradicionāla tālruņa pieredze, savukārt Zoom vairāk darbojas kā virtuāla sanāksmju telpa.

Šī platforma pastāv jau kādu laiku un gadu gaitā ir piedzīvojusi daudzas izmaiņas. Ja ir pagājis laiks kopš tā lietošanas, jūs varētu būt pārsteigts, atklājot dažas jaunas lietas. Interfeiss ir diezgan ērti lietojams ikvienam, kam ir pieredze tiešsaistes ziņojumapmaiņā.

Cenu noteikšana
Microsoft kā produktu piedāvā dažādas Skype versijas. Cenas galvenokārt ir atkarīgas no jūsu zvanu lietojuma.

WhatsApp grupa - droša ziņojumapmaiņa un zvanīšana

WhatsApp nodrošina interneta zvanus un tiešo šifrētu ziņojumapmaiņu. Lietojumprogramma ļauj izveidot un nosūtīt ziņojumus dažādām grupām. Sākotnēji tā bija mobilā lietotne, taču tagad ir pieejama arī darbvirsmas versija.

WhatsApp organizē saskarni, izmantojot tērzēšanu un zvanus. Tērzēšana parādīs jūsu grupu sarakstu. Lai ievadītu grupas interfeisu, izveidotu jaunu vai nosūtītu ziņu kontaktpersonai, jāveic tikai pāris pieskārienu. Varat arī iestatīt pašreizējo statusu, lai palīdzētu komandai uzzināt, kad esat pieejams.

Cenu noteikšana
WhatsApp ir pilnīgi bez maksas.

Iespējams, ka jums jau ir dokumentācijas repozitorijs — informācijas izsekošanas sistēma, kurai nepieciešama piekļuve visiem. Ja nē, šī ir iespēja to izveidot.

Pat tad, kad esat atpakaļ birojā, ir vērtīgi izveidot uzticamu vietu informācijai, kad cilvēkiem rodas jautājumi. Glabājiet savas komandas praksi, projektu prezentācijas, retrospektīvas, sapulču piezīmes un prāta vētras idejas paredzamā vietā, un ikviens jūsu organizācijā gūs labumu neatkarīgi no tā, vai tas ir attālināts vai nē. Šie rīki palīdzēs jums sakārtot dokumentācijas māju.

Google dokumenti – tekstapstrāde, dokumenti, izklājlapas

Google dokumenti bieži tiek uzskatīti par Microsoft Word, bet internetā. Lai gan tas modelē sevi tekstapstrādes programmā, tas patiešām ir kļuvis daudz vairāk nekā Word klons. Tagad tas ir kļuvis par defacto digitālo dokumentu rīku. Būtībā tā funkcionalitāte ir diezgan vienkārša, un tā būtu pazīstama ikvienam, kas ir izmantojis tekstapstrādes programmu. Tomēr, tā kā Google dokumenti ir saistīti ar visu Google diska produktu līniju, tostarp Google izklājlapām un Google prezentācijām, tie var importēt datus, diagrammas un tabulas no šiem produktiem. Tas var arī palaist pielāgotus skriptus.

Ja esat izmantojis tekstapstrādes programmu, jums nevajadzētu rasties grūtībām, sākot izveidot dokumentu pakalpojumā Google dokumenti. Šo dokumentu kārtošana var būt nedaudz lielāks izaicinājums. Google dokumenti ir daļa no Google diska, kurā varat kārtot dokumentus, izklājlapas un prezentācijas dažādos veidos. Jūs galu galā izveidojat savu failu sistēmu savā Google diskā, atšķirībā no datora failu sistēmas. Līdzīgi kā citos Google produktos, ja jums ir personīgais G Suite konts un darba G Suite konts, konkrētajā brīdī izmantotā konta pārvaldība var būt izaicinājums.

Cenu noteikšana
Bezmaksas visiem G Suite lietotājiem.

Rinda – dokumentācija un projektu vadība

Coda ir dokumentācijas sistēma, kuras mērķis ir apvienot vairākus pavedienus. Programmas Coda unikālā vērtība ir iespēja vienā vietā ievietot dažādus failu tipus. Jūsu slaidi, izklājlapas un tabulas var atrasties vienā dokumentā, nevis pārvietoties starp dažādiem produktiem. Tas ir ļoti noderīgi, ja jums ir dažādi resursi, kas jums jāapvieno, strādājot pie projekta.

Tā kā jūs varat darīt daudz dažādu lietu un izmantot dažādas integrācijas, ir noderīgi ieskatīties Coda veidņu galerijā, lai izprastu, kas ir iespējams. Tas ir īpaši svarīgi, ja uzskatāt, ka tukšs audekls ir pārāk liels un nezināt, kā organizēt savu darbu.

Cenu noteikšana
Coda piedāvā daudzpakāpju plānu sistēmu. Bezmaksas versijā ir iekļauts neierobežots redaktoru un dokumentu veidotāju skaits, neierobežots skatītāju skaits, ierobežots dokumenta lielums, zemas automatizācijas kvotas, ierobežotas integrācijas (lai gan tie nav izplatīti rīki, kas jums varētu būt nepieciešami), 7 dienu versiju vēsture, reāllaika sadarbība, neierobežots mapju skaits. un sabiedrības atbalsts.

Jēdziens – dokumentācija un projektu vadība

Notion ir jaunpienācējs, kas bieži tiek uzskatīts par Google dokumentu konkurentu. Patiešām, tas mēģina apvienot tik dažādus rīkus kā Evernote, Trello un Airtable vienā. Jēdziens ļauj izveidot un kārtot dokumentus, kas var darīt daudz vairāk, nekā apstrādāt vārdus. Notion dokumenti var ietvert uzdevumu sarakstus, kalendārus, datu bāzes un daudz ko citu. Ja jums ir nepieciešama vieta, kur kārtot dokumentus un pārvaldīt uzdevumus, kas izriet no šiem dokumentiem, Notion var būt vienas pieturas risinājums šīm problēmām.

Priekšstats par lapām un organizāciju sākumā var būt mulsinošs. Pirms ienirt, jums ir jābūt skaidram redzējumam par to, kādus dokumentus vēlaties glabāt pakalpojumā Notion. Tas var atrisināt daudzas dažādas problēmas, tāpēc noskaidrojiet savu konkrēto lietošanas gadījumu, pirms esat nomākts.

Cenu noteikšana
Jēdziens ir daudzpakāpju plānu sistēma. Bezmaksas versija piedāvā neierobežotu skaitu dalībnieku un viesu, 1000 “blokus” (faktiski satura sadaļas) un 5 MB failu krātuvi.

evernote - dokumentācija

Evernote kā personīgai piezīmju lietojumprogrammai ir sena vēsture. Tas jau sen ir ļāvis personām rakstīt piezīmes, vākt informāciju no tīmekļa un kārtot informāciju, izmantojot spēcīgu marķēšanas un kategorizēšanas sistēmu, padarot to par populāru pētniecības rīku. Daži, iespējams, nezina, ka Evernote par cenu ir arī sadarbības funkcijas. Evernote biznesa plānā ir funkcija Spaces, kas apkopo komandas piezīmes un dokumentus diskam līdzīgā formātā.

Evernote var izmantot ļoti vienkārši kā vietu, kur rakstīt piezīmes. Taču tajā ir daudz funkciju, kas var stāties pretī visspēcīgākajiem lietotājiem. Tā tīmekļa griezējs ļauj saglabāt tīmekļa lapas un PDF failus no tīmekļa un saglabāt tos savā Evernote kontā. Varat izmantot atzīmēšanu un meklēšanu, lai filtrētu piezīmes bezgalīgi.

Cenu noteikšana
Evernote ir daudzpakāpju plānu sistēma. Bezmaksas versijā ir iekļautas visas piezīmju veikšanas iespējas, kā arī marķēšana un meklēšana, bez piezīmju koplietošanas.

Projektu pārvaldības rīki darbojas no vienkāršām platformām, kas pārvalda vienu komponentu, līdz liela mēroga produktiem, kas nodrošina plašu funkcionalitāti, kas var būt nepieciešama organizācijā.

Trello – projektu vadība

Trello ir ērta vizuālā sistēma darba organizēšanai ar kartēm un sarakstiem. Varat izveidot darbplūsmu, kas vislabāk atbilst jūsu komandai un kurā vienumus var ātri un viegli pārvietot, pamatojoties uz to statusu. Trello ir arī ieviesis noteikumus un integrācijas, kas var palīdzēt uzturēt jūsu organizācijas struktūru pārvaldāmu. Trello ir arī veidnes, ja jums ir vajadzīgas idejas, kā vislabāk izmantot tā funkcionalitāti.

Lietotāja interfeiss ir diezgan vienkāršs un nepārspēj dažas projektu pārvaldības platformas. Trello dara mazāk nekā dažas citas platformas, taču tas var būt labi, jo tas labi paveic iecerēto un bez pārlieku daudzām funkcionalitātēm.

Cenu noteikšana
Trello ir daudzpakāpju plānu sistēma. Bezmaksas versijā ir iekļauti neierobežoti personīgie dēļi, neierobežotas kartes, neierobežoti saraksti, 100 MB failu augšupielādes ierobežojums, 10 komandu dēļi un ierobežota automatizācija.

Airtable – datu pārvaldība un organizēšana

Labākais veids, kā domāt par Airtable, ir izklājlapa ar lielvarām. Izmantojot Airtable, varat kārtot datus pazīstamā tabulas formātā, bet pēc tam tos var pārveidot par Trello līdzīgiem kanban dēļiem, kalendāriem un vizuālām galerijām. Varat iestatīt pielāgotas veidlapas, kas ievadīs lietotāju ievadi jūsu Airtable datu bāzē. Profesionāliem lietotājiem Airtable ir “Blocks”, kas tabulām pievieno papildu spraudņu funkcionalitāti, piemēram, ģeokodēšanu, diagrammas un pat veidu, kā izveidot tīmekļa lapas, pamatojoties uz jūsu tabulā esošajiem datiem.

Airtable izmanto unikālu valodu, lai aprakstītu tā funkcionalitāti. To, ko jūs parasti domājat par izklājlapu vai datu bāzi, sauc par 'bāzi'. Tam ir “bloki” (profesionāliem lietotājiem), kas ietver spraudņu tehnoloģijas jūsu bāzēm. Kad esat pārspējis valodu, Airtable ir ļoti elastīgs izklājlapu rīks, kas sniedz jums noderīgu spēku pār Google izklājlapu.

Cenu noteikšana
Airtable ir daudzpakāpju plānu sistēma. Bezmaksas versijā ir iekļautas neierobežotas bāzes, 1200 ieraksti katrā bāzē, 2 GB pielikumu vietas katrai bāzei un divu nedēļu pārskatīšanas vēsture.

Diapazons – projektu vadība

Diapazons risina darbu, lai zinātu, kas ko dara un kur komandas atrodas mērķu ziņā. Diapazons atvieglo individuālu uzdevumu plānošanu un komandas reģistrēšanos ar grafikiem un ieguvumiem no plaša klāsta integrācijas ar lietotnēm, kuras jūs varētu izmantot, piemēram, Slack, Google Drive, Calendar, Trello un Github.

Tam ir draudzīgs lietotāja interfeiss, un ievadīšanas process palīdz jums to izmantot. Padomi un piemēri ir pieejami visos skatos, līdz tos noraidāt.

Cenu noteikšana
Komandām līdz 10 cilvēkiem diapazons ir bez maksas. Tas ir USD 14 mēnesī par katru papildu komandas biedru.

pirmdiena – dokumentācija un projektu vadība

Pirmdiena ir valdes organizēta sistēma projektu un darbplūsmu pārvaldībai. Integrācijas savienojas ar lietotnēm, kuras, iespējams, jau izmantojat. Dažādi skati, piemēram, darba slodze un laika grafiki, parāda darba statusu noderīgā veidā, kas ļauj vieglāk novērtēt, kas un kad tiek darīts. Funkcionalitāti var automatizēt, izmantojot bezkoda automatizācijas rutīnas, kas var racionalizēt uzdevumus.

Vietne piedāvā daudz funkcionalitātes, taču jaunu kontu izveides process veic pienācīgu darbu, lai palīdzētu jums izveidot jaunu padomes procesu. Saskarnē ir pieejams daudz, tāpēc var paiet nedaudz laika, lai saprastu, kāda funkcionalitāte ir pieejama.

Cenu noteikšana
Pirmdien ir daudzpakāpju plānu sistēma, kurā cenas tiek noteiktas, pamatojoties uz lietotāju skaitu. Pamatplāns, kas ir USD 39 pieciem lietotājiem mēnesī, piedāvā neierobežotu dēļu skaitu, 20 kolonnu veidus, Kanban skatu, iegultās veidlapas, 5 GB krātuvi un vienas nedēļas darbību žurnālu.

Pēdējie divi šī saraksta vienumi ir diezgan stabilas projektu pārvaldības platformas, kas var būt vairāk nekā tas, ko meklējat, ja tikai mēģināt novērst pagaidu nepilnības savā darbplūsmā. Tomēr, ja esat gatavs novērtēt intensīvākas projektu vadības platformas, šīs ir viss vienā iespējas, kuras ir jāapsver.

Asana – viss vienā dokumentācija, projektu vadība un komunikācijas platforma

Asana ir liela mēroga projektu pārvaldības platforma, kas var risināt dažādas lietojumprogrammas mārketinga, pārdošanas, operāciju, produktu un dažādu darbplūsmu pārvaldības vajadzībām. Ir grūti īsi aprakstīt visu tā funkcionalitāti, jo Asana pievēršas vairākām projektu pārvaldības vietām. Tas ietver lielu daļu iepriekš minēto produktu kombinācijas funkcionalitātes, tostarp saziņu, uzdevumu pārvaldību, grafikus, projekta darbplūsmu un daudz ko citu.

Cenu noteikšana
Asanai ir daudzpakāpju plānu sistēma. Bezmaksas versijā ir iekļauta uzdevumu pārvaldība; sarakstu, tāfeles un kalendāra skati; pilnvarotie un izpildes termiņi; līdz 15 komandas biedriem un lietotņu integrācijas.

Bāzes nometne – viss vienā dokumentācija, projektu vadība un komunikācijas platforma

Basecamp, ko izveidojis uzņēmums, kas ir bijis attālinātā darba pionieris jau pirms tam, kad tas bija foršs, sola atrisināt visas jūsu galvenās vajadzības ar rīkiem vienā visaptverošā risinājumā. Programmā Basecamp jūs veidojat projektus. Projektos varat izveidot uzdevumu sarakstus, piešķirt uzdevumus, nosūtīt paziņojumus komandas dalībniekiem, ieplānot sanāksmes, koplietot dokumentus un sākt grupas tērzēšanu. Ar visu to Basecamp teorētiski varētu aizstāt Google dokumentus, Slack, Dropbox, Trello un Asana.

Basecamp stingri uzsver attālinātā darba asinhrono raksturu. Ja meklējat risinājumu, kas ļauj strādāt ar cilvēkiem dažādos grafikos, dažādās vietās, ar dažādām attālinātās komunikācijas iespējām, Basecamp ir īpaši interesants risinājums.

Iegādāties tādu produktu kā Basecamp nozīmē iegādāties visu tā produktu pārvaldības filozofiju. Tas patiešām darbojas dažiem cilvēkiem un izslēdz citus. Bet, ja esat gatavs visaptverošam risinājumam, veltiet laiku, lai apgūtu Basecamp, jūs daudz iemācīsit par to, kas jūsu organizācijā darbojas un kas ne.

Cenu noteikšana
$99 mēnesī neierobežotiem lietotājiem un projektiem.

Tailers Fišers ir direktora vietnieks tehnoloģiju jomā, plkst Jaunumi Catalyst . Viņu var sasniegt tyler@newscatalyst.org un Twitter vietnē @tylrfishr .

Heather Bryant ir direktora vietniece, produkts, plkst Jaunumi Catalyst . Viņu var sasniegt vietnē heather@newscatalyst.org un Twitter vietnē @hbcompass .

News Catalyst palīdz ziņu organizācijām pārveidoties par ilgtspējīgiem digitāliem uzņēmumiem.